AI als collega
Neem AI aan. Niet in gebruik.
Iedereen roept dat we iets met AI moeten. Wij zeggen: behandel AI als een nieuw teamlid. Met een functieprofiel, een leidinggevende, duidelijke bevoegdheden en een beoordeling. Dan is AI geen project meer, maar capaciteit.
Waarom nu
AI zit al in je organisatie. Alleen zonder functieprofiel.
Er komen niet genoeg mensen bij
In zorg, onderwijs en overheid raken vacatures niet meer vanzelf vol. Meer doen met dezelfde mensen is geen luxe, maar de enige route.
Medewerkers gebruiken AI allang
Vaak op eigen initiatief en buiten beeld. Zonder afspraken over welke informatie erin mag en wie verantwoordelijk is voor wat eruit komt.
De AI-verordening is er
AI-geletterdheid is sinds februari 2025 verplicht. En wie AI inzet, moet menselijk toezicht kunnen laten zien. Een functieprofiel regelt dat in één keer.
De fte-hefboom
Eén persoon. Twee fte.
Normaal levert één persoon één fte. Met een digitale collega ernaast, en werk dat daarop is ingericht, groeit dat. Niet door harder te werken, maar door slimmer te verdelen.
- Vandaag1,0 fte
- Met een digitale collega1,3 fte
- Als het werk erop is ingericht2,0 fte
- 1,0 fteVandaag. Eén persoon doet het werk zoals altijd, inclusief zoeken, overtypen en samenvatten.
- 1,3 fteMet een digitale collega. Routinewerk gaat naar de digitale collega: voorbereiden, samenvatten, signaleren. De persoon houdt tijd over.
- 2,0 fteAls het werk erop is ingericht. Processen zijn opnieuw verdeeld tussen mens en digitale collega, en de informatie is verbonden. Eén persoon draagt het werk van twee.
Waar gaat de vrijgekomen tijd heen? Niet naar een bezuiniging, maar naar de cliënt, de leerling, de inwoner. En naar het werk dat nu blijft liggen.
Rekenvoorbeeld. Wat haalbaar is verschilt per taak, en dat meten we samen.
- Functie
- Assistent intake en overdracht
- Leidinggevende
- Teamleider zorgadministratie een mens
- Taken
- Verslagen samenvatten, overdrachten voorbereiden, dubbele vragen signaleren
- Mag wel
- Lezen in dossiers van cliënten op het eigen rooster
- Mag niet
- Besluiten nemen, gegevens buiten de EU sturen
- Beoordeling
- Elk kwartaal, samen met het team
- Uit dienst
- Draaiboek klaar, toegang in één keer ingetrokken
Voorbeeld, geen klantsituatie
Van vacature tot afscheid
Een digitale collega doorloopt dezelfde stappen als ieder teamlid.
- VacatureWelk werk blijft liggen? Daar begint het. Niet bij de tool, maar bij de taak die nu niemand toekomt.
- ProfielHet functieprofiel. Taak, leidinggevende, wat hij wel en niet mag, en tot welke informatie hij toegang heeft.
- InwerkenSamen leren werken. De digitale collega leert het werk, de mensen leren met hem samenwerken en zijn werk controleren.
- LeidingAltijd een mens. Iemand die aanspreekbaar is op wat de digitale collega doet, en die ingrijpt als het nodig is.
- BeoordelingElk kwartaal. Doet hij wat in zijn profiel staat? Wat levert het op, en waar gaat de tijd naartoe?
- Uit dienstNetjes afscheid. Toegang in één keer ingetrokken, kennis overgedragen. Ook dat staat vooraf vast.
Wat het vraagt van de besturing
Begroot het als formatie, niet als licentie.
Eigenaarschap
Elke digitale collega heeft een leidinggevende en staat in je planning als capaciteit, niet als IT-project.
Informatie op orde
Een digitale collega is zo goed als de informatie die hij krijgt. Zonder verbindingen geen hefboom.
Digivaardigheid
Mensen die durven samenwerken met een digitale collega, en weten wanneer ze hem moeten corrigeren.
Investeren in deze vorm
Niet nog een pilot zonder eigenaar, maar een paar digitale collega's die echt meedraaien en worden beoordeeld.
Zo helpen we
Aannemen. Inwerken. Beoordelen.
Per team, in drie tot zes maanden. Daarna kun je het zelf.
Een functieprofiel per digitale collega
Samen met het team kiezen we het werk dat blijft liggen en schrijven we de eerste profielen. Daarmee regel je meteen het menselijk toezicht.
Mensen die ermee durven werken
AI-geletterdheid als vaardigheid in het eigen werk, niet als e-learning. Met een buddy en met humor.
De hefboom zichtbaar maken
Per team meten we hoeveel tijd vrijkomt en waar die naartoe gaat. Zo weet het bestuur wat het oplevert.
Wat bestuurders ons vragen
Vervangt een digitale collega mensen?
Nee. Hij neemt werk over dat nu blijft liggen of mensen ophoudt. De vrijgekomen tijd gaat naar het werk waar mensen voor gekozen hebben.
Is een agent echt een collega?
Niet als mens, wel als teamlid met een taak. Juist door hem zo te behandelen, met een profiel, een leidinggevende en een beoordeling, houd je grip op wat hij doet.
Hoe past dit bij de AI-verordening?
Goed. Het functieprofiel legt vast wat de digitale collega doet, wie toezicht houdt en welke informatie hij gebruikt. Dat is precies wat je moet kunnen laten zien.
Moeten we eerst onze informatie op orde hebben?
Niet helemaal, wel voor het werk van die ene digitale collega. Daarom begin je klein: één taak, één team, verbonden informatie.
Waar begin je?
Met de vraag welk werk nu blijft liggen. In één gesprek wijzen we de eerste kandidaat aan.
Wie wordt jouw eerste digitale collega?
info@digitalenthe.nl · 06 42 72 72 19