De Excel die een organisatie droeg

Elke maandag om half negen opende Joke haar Excel. Achtendertig tabbladen, kleurcodes die alleen zij begreep, en een macro die een collega ooit had gebouwd voordat hij vertrok. Welke cliënt wanneer zorg kreeg, welke indicatie bijna verliep, welke zorgverlener ziek was: het stond er allemaal in. Niet in het planningssysteem, niet in het dossier. In de Excel van Joke.

Niemand had dat zo bedacht. Het planningssysteem kon het net niet, de koppeling met het dossier was er nooit gekomen, en Joke was handig. Elke keer dat er iets ontbrak, maakte ze een tabblad. Jarenlang ging dat goed. Beter dan goed: haar Excel was de betrouwbaarste bron van de hele organisatie.

Toen ging Joke met pensioen. In de eerste week ging het mis met de planning. In de tweede week met de indicaties. In de derde week vroeg het bestuur waarom dit nergens in een risicoregister stond.

Het antwoord was simpel. Op papier bestond deze verbinding niet. Op het organogram stonden een team planning en een team zorg. De Excel stond er niet op. Joke ook niet, als de verbinding tussen die twee.